Manter o controle faz bem pra saúde [financeira]

Profissionais autônomos (freelancers) precisam saber controlar direitinho duas coisas: tempo e dinheiro. Monitorar onde e como gastamos o nosso tempo, e quanto e quando temos que receber de cada cliente. Sem isso, a vida profissional vira um caos.

Controle de prazos

Dependendo da área da tradução em que estivermos, podemos receber um serviço imenso, com dezenas de milhares de palavras, para ser entregue dali a algumas semanas, ou vários arquivos pequenos, alguns para o mesmo dia, outros para o dia seguinte. Como não se perder?

Algumas pessoas preferem usar agenda de papel ou bullet journal. Anotam ali os dados de cada serviço e fazem uma marca ou riscam quando entregam. Comecei fazendo isso, anos atrás, funciona bem, mas desisti por um motivo bem particular: papel não apita para avisar que o prazo está chegando.

Outras pessoas usam lousa ou quadro branco com colunas para cada dia da semana. Também experimentei, também funciona, desisti pelo mesmo motivo da agenda: lousa não apita.

Outras ainda trocaram a agenda de papel pela agenda do celular/computador. O raciocínio é o mesmo, e ela ainda apita! 🙂

Lista de tarefas

Hoje uso o Todoist, que é um sistema de lista de tarefas rodando no navegador e/ou em app no celular e no computador. Existe o plano pago, mas a versão gratuita atende bem às necessidades básicas.

Ele entende linguagem natural, então posso incluir tarefas como “Traduzir 12345 palavras do cliente X quinta-feira”. A interface também é limpa e fácil de usar.

Para manter tudo organizado, sugiro separar as tarefas em projetos. Tenho projetos para tudo ali, até para me lembrar de cortar as unhas das gatas a cada dez dias.

Para criar um projeto, clique no “+” no painel da esquerda, ao lado de “Projetos”.

Na janela que se abre, informe o nome do projeto, a cor dele (opcional, mas útil) e o formato em que deve aparecer: como lista ou como cartões, depois clicar em “Adicionar”.

Para adicionar uma tarefa, é só clicar no “+” no alto da página ou embaixo do app no celular.

Como disse antes, podemos usar linguagem natural para datas. O # indica o nome do projeto. Pode-se também incluir uma prioridade para cada task: P1 (mais alta), P2 ou P3 (mais baixa).

É fácil visualizar as tarefas por projeto ou por data, e ele se mantém sincronizado no computador e no celular.

Há ainda a opção de ativar alarme para as tarefas, mas apenas na versão paga. É possível ainda integrar o Todoist ao e-mail e criar uma tarefa assim que o serviço chega na caixa de entrada. Faço isso há algum tempo, facilita bastante o controle também.

Não vou nem de longe esgotar as possibilidades do sistema neste artigo. O site do Todoist tem muito mais informações para quem tiver interesse, e este artigo da ajuda deles tem dicas ótimas para lançar tarefas recorrentes.

Existem outros aplicativos semelhantes, como Wunderlist, Omnifocus e muitos outros. Papel, lousa, calendário ou aplicativo, o importante é encontrar o melhor método para você e não perder nenhum prazo!

Controle do tempo

Quem trabalha por conta precisa sempre ficar de olho no tempo que gasta em cada coisa. Primeiro, para poder saber quanto cobrar do cliente nos projetos faturados por hora. Segundo, para saber quanto tempo gasta em cada projeto e ver se o valor cobrado vale a pena ou se está na hora de renegociar valores. E, finalmente, para saber quanto tempo realmente levou aquela pausa de “cinco minutos” para dar uma espiadela no Facebook ou qualquer outra rede social.

Existem vários programas que fazem isso automaticamente (Timing, Rescue Time), mas ultimamente tenho usado o Toggl por ser simples de usar, apesar de robusto em termos de recursos.

Ao criar uma conta nova no site, a tela será assim:

Pelo app:

Eu prefiro usar o app, que tem uma janela pequena e não muito intrusiva. Uso o site só quando preciso de algum relatório.

O Toggl trabalha com três níveis de registro: tarefa, projeto e cliente. Costumo usar o nome do arquivo que estou traduzindo ou revisando como nome da tarefa, porque depois, no relatório, consigo saber exatamente em que estava trabalhando.

Para criar uma tarefa nova, digite no campo do alto da janela do app (pelo site, clique no reloginho no menu da esquerda e o mesmo campo aparecerá lá no alto).

Clique na pastinha logo abaixo para informar o projeto a que a tarefa se refere. Se já houver projetos cadastrados, eles aparecerão numa lista. Para incluir um projeto novo, clique em “Create a new Project”.

Selecione o cliente correspondente na última lista suspensa. Para adicionar um cliente novo, digite o nome no campo, escolha a cor desejada (opcional) e depois clique em “Create Client”.

Por fim, clique em “Add” no alto. O reloginho ao lado do nome da tarefa vai começar a correr. Para parar o tempo, clique no botão ao lado do contador.

Nas próximas tarefas para o mesmo cliente/projeto, o nome já aparecerá na lista quando clicar na pastinha. Com o tempo, você verá grupos de projetos cadastrados para cada cliente nessa lista suspensa.

Se trabalhar com o método Pomodoro (não sabe do que se trata? Veja aqui), pode configurar os intervalos nas preferências do programa.

Na aba “Timeline”, basta passar o cursor por um bloco de tempo para ver efetivamente o que estava fazendo a cada momento (e quanto tempo passou nisso):

No site, clique no terceiro ícone do menu à esquerda para ver os relatórios.

Nos filtros, no alto, é possível separar o relatório por cliente/projeto e por data.

O programa também manda uma totalização por e-mail todo fim de semana.

Controle de pagamentos

A terceira forma importante de controle que precisamos ter é o dos pagamentos. Quanto cada cliente nos deve, e quando é cada vencimento? E atire a primeira pedra quem nunca ficou sem receber porque acabou esquecendo de emitir a invoice para o cliente!

O jeito mais simples de controlar isso é com uma agenda, seja de papel ou no computador. Mas a coisa começa a complicar quando os clientes exigem um fechamento por semana, ou um por mês, incluindo todos os serviços prestados no período.

Nesses casos, uma planilha pode resolver bem o problema. Você lança todos os arquivos feitos para cada cliente, depois usa esses lançamentos para emitir a invoice. Para facilitar, a invoice pode estar também numa planilha, para automatizar os cálculos (quanto menos intervenção manual, menor a chance de erro). Para facilitar mais ainda, tem um modelo de invoice na seção de Recursos do site da Translators101. Basta personalizar com seus dados e os dados do cliente. Sugiro fazer uma planilha com uma aba daquele modelo para cada cliente, cada um com os respectivos dados cadastrais e valores cobrados por palavra/hora/lauda, para não precisar ficar trocando tudo a cada invoice emitida. De novo: quanto menos intervenção manual, melhor.

O problema é que mesmo esse copia/cola toma tempo, principalmente naqueles clientes que costumam mandar um zilhão de arquivos pequenos.

A solução que eu encontrei foram os aplicativos específicos para isso. Usei o Translation Office 3000 bastante tempo, mas acabei deixando de lado por rodar apenas em Windows (minha máquina de trabalho é Mac). A interface dele não é das mais intuitivas, mas ele é bastante eficiente no que se propõe. Depois de alguns anos no TO3000, acabei migrando para o Protemos, sistema online e gratuito (e bastante intuitivo e fácil de usar) que tem me atendido bem.

Nele, você cadastra cada cliente (todos os dados de cadastro que constarão na invoice, mais os contatos na empresa, prazo de pagamento, valor cobrado por cada tipo de serviço).

Depois cadastra os projetos de cada cliente. Tenho clientes com projetos contínuos ao longo do ano, então tenho algo como “Projeto A – 2021”, “Projeto X – 2021” vinculados a esse determinado cliente, e neles vou jogando cada tarefa concluída. Para outros, os projetos têm começo e fim definidos, e recebem o nome correspondente. Cada tarefa pode ou não conter o número da ordem de serviço do cliente (não é um campo obrigatório).

Depois de entregar a tarefa (ou toda sexta-feira, ou no fim do mês, dependendo das preferências de cada cliente), só preciso clicar em Finances> receivables, selecionar o cliente e mandar emitir a invoice. Para não correr o risco de esquecer, tenho lembretes “Emitir invoices” no Todoist para todo fim de semana e fim de mês.

O próprio sistema pode enviar a invoice para o cliente por e-mail, usando um texto de apresentação que você também cadastra no sistema. Depois é possível acompanhar as invoices emitidas em Finances> Invoices. Ele também avisa por e-mail quando uma invoice está para vencer ou vencida.

O sistema é complexo demais para caber em um tutorial neste artigo, mas o guia de referência rápida do Protemos traz todas as informações necessárias para começar a usar sem se perder.

Até porque se é pra se perder, que seja na imensidão da playlist de vídeos da T101! 😀

Texto publicado originalmente no site da Translators 101.

Atalhos para os programas “de escritório” mais comuns

Usar atalhos de teclado é uma forma muito eficiente de trabalhar: aumenta a produtividade e diminui a chance de lesões causadas pelo uso excessivo do mouse. Para tradutores e outros profissionais que passam muitas horas na frente do computador, isso pode fazer uma diferença gigantesca na saúde.

Aqui estão alguns atalhos importantes para os programas que em geral mais usamos no dia a dia, num oferecimento da newsletter do One Productivity.

(Português) PC x Mac – diferenças, semelhanças e escolhas


Sorry, this entry is only available in Brazilian Portuguese. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Seu computador está ficando velhinho, irritantemente lento. OK, chegou a hora de trocar, porque um computador lento ou temperamental (aquele que funciona quando quer) mata qualquer esperança de dia produtivo! E nesse momento alguns podem se perguntar: Mac ou Windows? Qual a melhor opção? Apesar de a discussão Mac x Windows ser antiga e acalorada, muitas vezes quase como uma batalha religiosa, defensores de um lado tentando convencer o outro de que estão certos, que sua escolha é a mais acertada, quando se trata de sistema operacional, na verdade, não existe UM melhor, uma solução única mais adequada para todos. Existe o mais adequado para cada perfil de usuário, com base nas necessidades e usos que faz do computador e em seu nível de conhecimento tecnológico como um todo. Vou destacar aqui alguns itens que devem ser levados em consideração na hora de escolher sua próxima máquina. Sou macqueira há anos, mas prometo [tentar] manter a imparcialidade nos argumentos.

Preço

Os Macs são fabricados só pela Apple, e essa falta de concorrência não ajuda a oferecer computadores baratos ao consumidor. São investimentos altos (nem vou entrar no mérito da diferença de valores nas lojas brasileiras e norte-americanas), mas, em contrapartida, os equipamentos são produzidos com materiais robustos e costumam durar muitos anos. Essa durabilidade, aliada ao lançamento frequente de modelos novos, permite comprar máquinas de um ou dois “modelos atrás”, mas ainda com configuração excelente, por valores não muito superiores aos de PCs de configuração correspondente. Principalmente para nós, tradutores, essa é uma opção que deve ser considerada com carinho na hora de comprar o primeiro Mac ou trocar de máquina. Já fiz mais de uma vez e não me arrependi.

Os PCs, como normalmente chamamos os computadores que rodam Windows, são produzidos por inúmeros fabricantes em todo o mundo. Por um lado, a enorme concorrência proporciona preços mais baixos. Por outro, é preciso pesquisar muito bem antes de comprar para não jogar dinheiro fora numa máquina de configuração e/ou qualidade duvidosa. Outra vantagem dos PCs são a facilidade e o custo dos upgrades, novamente por causa da miríade de fornecedores.

Em termos de periféricos, a maioria funciona nas duas plataformas. Ou seja, o usuário não precisa trocar de impressora nem aposentar aquele mouse que encaixa direitinho na mão ou o teclado perfeito que demorou tanto tempo para achar.

Segurança

Historicamente, o sistema operacional do Mac é mais seguro que o do Windows por um motivo bem simples: a base instalada (ou seja, a quantidade de computadores que usam o sistema operacional) é muito menor. Os desenvolvedores de vírus preferem criar pragas que ataquem o maior número possível de usuários, portanto seu alvo costuma ser computadores com Windows. Só que, nos últimos tempos, tem crescido a variedade de “frentes de ação” desses desenvolvedores, e muitos programas atacam todas as plataformas (via sites da internet, por exemplo).

Além disso, muitos fabricantes/distribuidores de PCs incluem bloatware nos computadores que vendem. São programas que, na prática, são inúteis, porque as licenças têm validade de poucos dias. No fim, só ficam ocupando recursos e espaço do computador, prejudicando o desempenho do sistema. Dependendo da honestidade do fornecedor (e lembro novamente que existem todos os tipos de PCs, desde os mais confiáveis até os mais duvidosos), esse “lixo de fábrica” pode também ter programas perigosos (os chamados malwares).

Para Mac ou Windows, a recomendação é a mesma: antivírus e atenção no dia a dia.

Praticidade/facilidade de uso

A minha impressão, como usuária de ambos os sistemas, é que os Macs são mais interativos para o usuário médio. É mais fácil “se achar”, mesmo nas configurações.

Modelos mais recentes de PCs têm dado ênfase ao touchscreen, possibilitando o uso do monitor como tablet. Para algumas atividades, isso pode ser um diferencial importante. Imagine, por exemplo, poder rabiscar anotações à mão ou desenhar diretamente no arquivo.

Nos Macs, a ênfase é mais nos gestos no touchpad, tanto em laptops quanto desktops, do que no touchscreen. Além de aumentar a produtividade, os gestos previnem as lesões por movimento repetitivo causadas pelo mouse.

Hoje, tanto Windows quanto Mac têm comando de voz, mas os Macs têm um recurso especialmente interessante para tradutores: o ditado. Funciona maravilhosamente bem – inclusive com máquina virtual, que vou explicar mais à frente. É uma pena o Windows não ter nada parecido; para falantes de português, infelizmente, não existe nem opção de aplicativo para isso.

Idiomas

O Windows é vendido em inúmeros idiomas, mas não é possível alterar o idioma do sistema sem uma reinstalação geral. No Mac, o sistema operacional é multilíngue e para trocar o idioma é só alterar a configuração e reiniciar o computador. Para quem trabalha com localização e às vezes precisa localizar algum menu ou comando em mais de um idioma, esse truquezinho vem a calhar (e eu digo por experiência).

Aplicativos

A maioria dos principais aplicativos de que precisamos para trabalhar e usar o computador no dia a dia estão disponíveis nos dois sistemas, com preços bem semelhantes. Aquela história de “programas para Mac são mais caros” é coisa do passado remoto.

As licenças do Office 365 podem ser usadas indistintamente em qualquer uma das duas, por exemplo. A Adobe (Acrobat, Photoshop, InDesign) também oferece seus programas para as duas plataformas. Dropbox, OneDrive e Skype idem.

Se falarmos de jogos, e muitos tradutores são também gamers, que eu sei, a coisa muda de figura. A imensa maioria dos títulos é lançada só para Windows.

No universo tradutório o Windows também impera. Apesar de existirem boas CAT Tools para Mac, com destaque para Swordfish e MemSource (além das que funcionam via Web, portanto são compatíveis com todos os sistemas operacionais), as principais ferramentas do mercado (memoQ, Studio e DVX) só funcionam no Windows. Idem os principais dicionários e ferramentas, como Olifant e Xbench.

Máquina virtual

Apesar de não termos as principais CAT Tools e os melhores dicionários funcionando em Macs, o número de tradutores macqueiros só cresce. Por quê? Por causa de um programinha lindo e maravilhoso, que permite ter o melhor dos dois mundos ao mesmo tempo.

Em termos bem simples, a máquina virtual é um outro computador dentro do seu computador. Não literalmente, claro. O programa cria um ambiente simulado, por assim dizer. Portanto, você pode instalar um Windows XP “dentro” do seu Windows 10 para rodar aqueles programas velhinhos que não funcionam mais no sistema atual sem precisar de outro computador. Ou o tradutor macqueiro pode instalar o Windows para rodar o memoQ e o dicionário de regências do Luft, por exemplo.

Existem vários programas para isso, mas destaco estes:

– Bootcamp: É o programa nativo do Mac, portanto é gratuito. Não gosto muito dele porque exige reiniciar o sistema para iniciar o Windows, depois novamente para voltar. Não vejo vantagem em ter um Mac e não poder usar o sistema dele. Se for para usar só o Windows, é mais vantajoso comprar um PC.

Virtualbox: Programa da Oracle para Windows, Mac e Linux, também grátis, que permite instalar uma variedade de versões do Windows. Alguns colegas usam e gostam muito, mas eu experimentei apenas rapidamente.

Parallels Desktop: Minha opção de máquina virtual há quase dez anos. É pago, mas o valor compensa pelo nível de controle (espaço de disco, memória e outros recursos do sistema) e de estabilidade que proporciona. A imagem a seguir ilustra a vibe “melhor dos dois mundos” que me conquistou: Chrome e Word são do Mac, memoQ e GoldenDict estão no Windows, mas trabalho com tudo junto, lado a lado ou espalhados por dois monitores, tudoaomesmotempoagora. A estabilidade do Mac, com a facilidade de poder usar os programas que eu quiser, mesmo que sejam do Windows.

É, eu também percebi que a imparcialidade foi dar uma voltinha enquanto eu escrevia esses últimos parágrafos… De qualquer forma, como mencionei lá no início, a escolha do sistema é uma decisão pessoal e não vou ficar de mal de ninguém por decidir continuar no Windows. Mas se, por acaso, você começou a sentir uma tentaçãozinha, dê uma espiada neste teste e veja qual sistema operacional combina melhor com seu perfil de uso.

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

Este artigo foi originalmente publicado na Revista Metáfrase número 5. Para ver todas as edições da Revista da Abrates, clique aqui. Todas têm artigos muito interessantes para tradutores, revisores e intérpretes. Recomendo muitíssimo!

Do you want this content in your language?

(Português) Revisa que eu gosto!


Sorry, this entry is only available in Brazilian Portuguese. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Há algum tempo trabalho com a Bianca Bold para um cliente. Em alguns projetos eu traduzo e ela revisa, em outros é o inverso. O cliente sabe que nos conhecemos (foi ela quem me indicou pra eles), então deixa o canal aberto. Costuma até dizer “troquem arquivos entre vocês, só me mandem uma cópia pra eu saber a quantas andam as coisas”.

Pois bem… Um desses projetos é contínuo, todo mês tem alguns arquivos. Projeto interessante, textos de marketing com trocadilhos frequentes, piadinhas, texto que precisa fluir bem e soar bem em português.

Levei um choque quando vi os primeiros arquivos revisados, lá no começo do projeto. Eu achei que tinha mandado bem, mas voltou tudo marcado em vermelho! Passado o susto inicial, fui ver as correções. Algumas pisadas de bola corrigidas, várias alterações que melhoravam muito o texto. E aí eu percebi o quanto tinha a “mão dura” de tanto só traduzir textos mais técnicos.

Costumo mandar os arquivos bicolunados do memoQ, e invariavelmente usamos o campo de comentários pra “conversar”. E sempre vem um comentário sobre por que mudou uma coisa aqui e outra ali, ou sugestão de como poderia ficar melhor.

No projeto deste mês, percebi bem menos correções. Estou aprendendo!

Enfim… tudo isso é só para agradecer à Bianca e a todos os revisores que me ajudam, todos os dias, a melhorar cada vez mais meu trabalho.

Um bom revisor não compete com o tradutor para ver quem é o melhor ou quem sabe mais. Corrige, puxa a orelha (e já puxaram muito a minha!), sugere alternativas, melhora o texto. Não troca seis por meia dúzia só para dizer que fez alguma coisa. Não tem medo de dizer “este texto está bom, não preciso mexer muito”. Elogia o tradutor bom e critica o tradutor ruim.

A parceria entre tradutor e revisor é positiva para todos, inclusive para o cliente (tanto agência quanto cliente final). Quando o cliente percebe isso e abre o canal de comunicação para que o tradutor e o revisor troquem ideias, todos saem ganhando.